Reduzieren Sie die Größe der Excel-Datei

Wie reduziere ich die Größe einer Excel-Datei?

Im Folgenden finden Sie die 4 Methoden zum Reduzieren der Dateigröße der Excel-Arbeitsmappe.

  1. Datei im Binärformat speichern
  2. Konvertieren Sie unnötige Formeln in Werte
  3. Bild komprimieren
  4. Pivot-Cache löschen

Lassen Sie uns jede der Methoden im Detail diskutieren -

# 1 - Datei im Binärformat speichern

Die Größe der Excel-Datei kann reduziert werden, indem das reguläre XLSX-Format in XLSB konvertiert wird, das das Binärformat ist. Dadurch wird die Dateigröße auf die kleinstmögliche Größe reduziert.

  • Schritt 1 - Öffnen Sie das XLSX-Format der Excel-Datei.
  • Schritt 2 - Klicken Sie dann auf die Registerkarte Datei. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Datei-Registerkarte in Excel die Option Speichern unter in Excel.

  • Schritt 3 - Wählen Sie nun Durchsuchen Option , dann wird ein Dialogfeld öffnet sich.

  • Schritt 4 - Geben Sie dann den Dateinamen in "Dateiname" ein. Wählen Sie nun in der Dropdown-Liste "Dateityp" das XLSB-Format aus und klicken Sie auf "Speichern".

Dieser Ansatz ermöglicht es ihnen, Dateien zu übertreffen, um die Größe der Tabelle zu verringern.

# 2 - Konvertieren Sie unnötige Formeln in Werte

Der nächste Ansatz, der zum Reduzieren der Excel-Dateigröße verwendet werden kann, besteht darin, unnötige Formeln in Werte zu konvertieren. Nachfolgend finden Sie eine Liste der Schritte, mit denen Sie die Methodik verstehen können.

  • Schritt 1 - Öffnen Sie die Excel-Datei und wählen Sie das gesamte Arbeitsblatt oder die Anzahl der Spalten aus, die von Formeln in Werte konvertiert werden sollen.
  • Schritt 2 - Drücken Sie nun die Taste „F5“. Das Popup-Dialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie dann auf "Spezial".

  • Schritt 3 - Dies öffnet ein weiteres Dialogfeld wie unten gezeigt, klicken Sie dann auf das Optionsfeld für „Formeln“ und klicken Sie auf OK.

  • Schritt 4 - Nachdem alle Zellen mit Formeln ausgewählt wurden. Gehen Sie zur Registerkarte Home und klicken Sie auf "Einfügen".
  • Schritt 5 - Wählen Sie nun Werte aus, sobald das Dropdown-Menü angezeigt wird, wenn Sie auf „Einfügen“ klicken. Klicken Sie dann auf "Werte einfügen".

  • Schritt 6 - Oder verwenden Sie eine Tastenkombination STRG + ALT + V , um ein Dialogfeld wie folgt anzuzeigen. Aktivieren Sie das Optionsfeld für "Werte" und klicken Sie auf "OK".

Dies würde die ausgewählten Formeln in Werte konvertieren, wodurch die zu verkleinernde Datei verkleinert und die Tabelle leichter gemacht werden kann.

# 3 - Bild komprimieren

Der nächste Ansatz besteht darin, das Bild in einer Excel-Datei zu komprimieren, um die Größe der Arbeitsmappe zu verringern. Diese Methode ist wichtig, wenn zu viele Bilder in der Arbeitsmappe oder im Arbeitsblatt enthalten sind, um die Größe der Excel-Datei zu erhöhen.

  • Schritt 1 - Klicken Sie auf das Bild, das Sie komprimieren möchten. Gehen Sie dann wie unten gezeigt zur Registerkarte „Format“ im Menübandbereich.

Dies ist das Bildwerkzeug, das nur angezeigt wird, wenn das Bild ausgewählt ist.

  • Schritt 2 - Wählen Sie auf der Registerkarte "Format" die Option "Bilder komprimieren".

  • Schritt 3 - Nach Auswahl des Symbols zum Komprimieren von Bildern wird ein Dialogfeld angezeigt.

  • Schritt 4 - Mit der Option „Nur auf dieses Bild anwenden“ kann der Benutzer nur das ausgewählte Bild komprimieren. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden alle Bilder in der Arbeitsmappe komprimiert. Wählen Sie außerdem die Option "E-Mail (96 PPI)" aus, bei der es sich um die Mindestdokumentgröße für die Freigabe handelt.
  • Schritt 5 - Klicken Sie auf OK und speichern Sie die Arbeitsmappe. Dadurch wird die Größe der gesamten Excel-Datei verringert.

# 4 - Pivot-Cache löschen

Der folgende Ansatz hilft dabei, die Größe der Excel-Datei zu verringern, indem der Pivot-Cache gelöscht wird, während die Pivot-Tabelle aus den Quelldaten erstellt wird.

  • Schritt 1 - Wählen Sie in den Pivot-Tabellen-Tools die Registerkarte „Analysieren“. Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn die Pivot-Tabelle in der Excel-Datei ausgewählt ist.

  • Schritt 2 - Klicken Sie nun auf die Dropdown-Liste Pivot-Optionen, gefolgt von Optionen.

  • Schritt 3 - Wechseln Sie neben einem Dialogfeld zur Registerkarte Daten.

  • Schritt 4 - Deaktivieren Sie nun das Kontrollkästchen für "Quelldaten mit Datei speichern". Diese Option erstellt keinen Pivot-Cache und ermöglicht das Reduzieren der Excel-Dateigröße.

  • Schritt 5 - Wählen Sie nun die Option für "Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren". Dadurch wird sichergestellt, dass der Pivot aktualisiert wird, sobald die Excel-Datei geöffnet wird. Wenn die Option nicht ausgewählt ist, muss die Pivot-Tabelle manuell aktualisiert werden, was zur Generierung des Pivot-Cache führen würde.

Schritt 6 - Klicken Sie dann auf OK. Dadurch wird sichergestellt, dass die Größe der Excel-Datei reduziert wird.

Dinge, an die man sich erinnern sollte

  • Das XLSB-Dateiformat wird in der Regel viel schneller geöffnet und gespeichert. Es gibt jedoch sogar einige Punkte zu beachten, bei denen makrofähige und abfragebasierte Excel-Dateien nicht in XLSB konvertiert werden sollten, da sie beim Betrieb als XLSB zu Funktionsfehlern führen können.
  • Auch wenn die Excel-Dateigröße für das XLSX-Format 5 MB bis 7 MB beträgt, kann sie unverändert bleiben, nur wenn die XLSX-Dateigröße in MB auf zweistellige oder dreifache Stellen vergrößert wird. Dann können die Excel-Dateien in Betracht gezogen werden, um die Dateigröße mit einem der am besten geeigneten Ansätze zu reduzieren.
  • Es gibt andere Ansätze, z. B. die Verwendung des komprimierten komprimierten Ordners. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Excel-Datei, gehen Sie zum Senden und klicken Sie dann auf einen komprimierten komprimierten Ordner. Dadurch wird die Dateigröße während der Freigabe verringert. Dies kann auch durch Auswahl mehrerer Dateien und anschließendes Komprimieren der Dateien in einem komprimierten Ordner erfolgen.
  • Bevorzugen Sie Pivot-Tabellen gegenüber Formeln, mit denen Daten für allgemein größere Datensätze zusammengefasst werden. Dies hat weniger Auswirkungen auf die Dateigröße. Auch wenn Formeln häufiger verwendet werden, ändern Sie den automatischen Berechnungsmodus auf der Registerkarte Formel in den manuellen Modus. Dadurch wird die Datei geöffnet, Änderungen vorgenommen, die Excel-Datei aktualisiert und die Dateien viel schneller geschlossen.