Aufzeichnung

Was ist Aufzeichnung?

Die Führung von Aufzeichnungen ist eine Hauptstufe in der Buchhaltung, in der erklärt wird, wie monetäre Geschäftstransaktionen mit dem Ziel aufgezeichnet werden können, alle Transaktionen permanent zu verfolgen, das korrekte Bild von Aktiva-Passiva, Gewinnen und Verlusten usw. zu kennen und die Kontrolle über die Ausgaben zu behalten um die Ausgaben zu minimieren und wichtige Informationen für rechtliche und steuerliche Zwecke zu erhalten

Schritte zur Aufzeichnungsmethode

  1. Identifizierung der Transaktionen
  2. Aufzeichnung im Tagebuch
  3. Klassifizierung der Art der Transaktion
  4. Buchung ins Hauptbuch
  5. Kontenausgleich
  6. Erstellung eines Jahresabschlusses
  7. Auslegung des Jahresabschlusses
  8. Kommunikation mit Stakeholdern

Beispiele für das Führen von Aufzeichnungen

Beispiel 1

ABC Limited ist eine Einzelfirma, die kleine Geschäfte auf einem Markt in Atlanta betreibt. Er handelt mit Kleidung und hat Hauptzufluss und -abfluss wie folgt:

  • Zuflüsse: Verkaufserlös vom Kunden
  • Abflüsse: Materialeinkauf bei Lieferanten und Zahlung der damit verbundenen Kosten

Zu Aufzeichnungszwecken muss ABC Limited tägliche Kassenbücher führen, um das Kleingeld und die Bankguthaben zu verwalten. Zum Jahresende müssen sie eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz erstellen, um die Rentabilität während des Jahres zu überprüfen. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Aufzeichnungen des Geschäftsvorfalls zu führen.

Beispiel 2

  • Amazon.com ist ein multinationales Unternehmen, das weltweit tätig ist und Millionen von Menschen beschäftigt. Jeden Tag werden Millionen von Transaktionen durchgeführt. Um das Interesse des Unternehmens zu wahren und die ordnungsgemäße Einhaltung der Statuten zu gewährleisten und das Vertrauen der Stakeholder zu wahren, ist eine kontinuierliche Buchführung durchzuführen.
  • Es müssen separate Teams aufgestellt werden, um sicherzustellen, dass jede Geldtransaktion, die vom Unternehmen ausgeführt wird, ohne Abweichung in den Büchern erfasst wird. Diese Art der Buchhaltung muss auch sicherstellen, dass Transaktionen gemäß den lokal geltenden allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen und anderen geltenden Gesetzen erfasst werden.

Dies ist eines der komplexesten Beispiele für die Führung der Geschäftsunterlagen.

Beide Beispiele haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, gelten aber auf ihre Weise.

Vorteile der Aufzeichnung

  • Permanente und zuverlässige Aufzeichnung - Sie hilft bei der permanenten Aufzeichnung aller Transaktionen, wodurch die Zuverlässigkeit der Daten sichergestellt wird.
  • Arithmetische Genauigkeit der Konten - Die fortlaufende Aufzeichnung von Transaktionen hilft bei der Identifizierung eventuell aufgetretener arithmetischer Ungenauigkeiten. ZB Überzahlung an Lieferanten oder doppelte Zahlung von Transaktionen.
  • Nettoergebnis des Geschäftsbetriebs - Gibt den Gewinn an, der während des angegebenen Zeitraums auf der Grundlage des laufenden Geschäftsbetriebs erzielt wurde.
  • Ermittlung der Finanzlage - Es hilft bei der Ermittlung der Finanzlage des Unternehmens.
  • Berechnung der Gebühren - Alle zu einem bestimmten Zeitpunkt ausstehenden Verbindlichkeiten und Gebühren können auf der Grundlage des ordnungsgemäßen Abschlusses berechnet werden.
  • Kontrolle über das Vermögen und Kredite - Bessere Kontrolle über Vermögenswerte und Kredite können durchgeführt werden; Dies wird bei der Verwaltung der Fonds und verschiedener Geschäftspositionen helfen.
  • Identifizieren von Vor- und Nachteilen - Finanzberichte helfen dabei, Dinge zu finden, die schlecht gelaufen sind und in Zukunft korrigiert werden müssen, um in Zukunft bessere Abläufe zu gewährleisten.
  • Besteuerung - Dies wird von den Steuerbehörden dringend empfohlen und benötigt. Um ihre Einschätzungen abzuschließen, müssen Geschäftsleute die Aufzeichnungen angemessen führen, um die Steuerschuld über sie zu bestimmen
  • Entscheidungsfindung im Management - Das Management ist in hohem Maße von den Finanzunterlagen abhängig, um die Planung des Geschäftsbetriebs durchzuführen. Darüber hinaus benötigen sie eine kontinuierliche Berichterstattung der mittleren Ebene über die finanziellen Fortschritte. Die von der Organisation verwalteten Finanzdaten regeln alle strategischen Entscheidungen
  • Gesetzliche Anforderungen -  Es gibt eine massive Anforderung an Gesetze, lokale Rechnungslegungsgrundsätze, IFRS usw., die ordnungsgemäßen Geschäftsbücher zu führen und die Transparenz des Geschäfts zu gewährleisten.

Nachteile der Aufzeichnung

  • Büroangestellte - Für große Unternehmen ist das Führen von Aufzeichnungen eine äußerst mühsame und fortlaufende Aufgabe. Es wird schwierig für sie, dasselbe beizubehalten
  • Manuell und eintönig - Es ist ein sehr manueller Job. Die gleiche Arbeit muss so oft ausgeführt werden, wie die Transaktion durchgeführt wird. Dies macht es zu einem sehr eintönigen Job.
  • Subjektive Anforderungen müssen vor der Analyse überprüft werden - Verschiedene Aspekte der Rechnungslegung wie Abschreibungen, Aktienbewertungen usw. erfordern Annahmen, die die Rechnungslegung sehr subjektiv machen. Die Realisierbarkeit solcher Annahmen muss vor der Analyse des Jahresabschlusses überprüft werden

Einschränkungen

  • Es können nur Geldtransaktionen erfasst werden -  In der Wirtschaft sind sowohl monetäre als auch nicht monetäre Aspekte von wesentlicher Bedeutung. Bei der Führung von Aufzeichnungen können jedoch nur Geldtransaktionen abgedeckt werden. Nicht monetäre Tugenden wie geschultes Personal können nicht in den Geschäftsbüchern erfasst werden.
  • Auswirkungen von Änderungen des Preisniveaus werden nicht berücksichtigt - Die Inflation ist eine fortlaufende Anforderung, die bei der Erfassung der Vermögenswerte berücksichtigt werden muss. In der Rechnungslegung kann die Inflation jedoch bei der Erfassung der Transaktionen nicht berücksichtigt werden.
  • Historische Rechnungslegung - Alle Vermögenswerte sind als Anschaffungskosten zu erfassen. Dies wird nicht dazu beitragen, den gegenwärtigen Wert des Vermögenswerts auf dem Markt zu ermitteln.

Wichtige Punkte

Änderungen an der Aufzeichnungsmethode sind nur zulässig, wenn:

  1. Substanz über Form ist zu berücksichtigen
  2. Zur besseren Offenlegung
  3. Wird nach Rechnungslegungsstandards benötigt

Fazit

Das Führen von Aufzeichnungen ist eine Kunst des Aufzeichnens und Offenlegens von Finanztransaktionen. Es erfordert ein wenig Fachwissen und Taktik, die nicht nur dazu beitragen, das Image der Organisation aufrechtzuerhalten, sondern auch dazu, Finanzmittel zu erhalten und Angebote für Unternehmen abzugeben. Um die Richtigkeit der Transaktionen zu beweisen, gibt die Aufzeichnung einen großen Schub und trägt dazu bei, ein Image als ethische Unternehmensorganisation auf dem Markt aufrechtzuerhalten.