Vollständige Bestellform - Bestellung
Die vollständige Form des Akronyms PO lautet Bestellung. Es handelt sich um ein Dokument, das von der Einkaufsabteilung des Käufers erstellt und an den Verkäufer gesendet wird und in dem die Beschreibung, Menge und der Preis angegeben sind, die für die zu beschaffenden Waren oder Dienstleistungen vereinbart wurden. Es wird von den Einkaufs- oder Beschaffungsteams verwendet, um Bestellungen bei externen Parteien aufzugeben.
Merkmale von PO
In der Regel enthalten die folgenden Details eine Bestellung.
- Beschaffungsmenge
- Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung
- Bestimmte Markennamen oder Produktcodes, falls erforderlich
- Pro Stückpreis
- Gewünschte Lieferfrist
- Versandort für die Lieferung
- Rechnungsadresse
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
Arten von PO
Es gibt vier Arten von Bestellungen, die normalerweise verwendet werden.
# 1 - Standardbestellung
Dies erfolgt, wenn zum Zeitpunkt der Bestellung alle wichtigen Kaufbedingungen bekannt sind, z. B. Menge, Preis, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen. Als solche werden sie verwendet, wenn die Gewissheit hinsichtlich der Bestellung und der damit verbundenen Begriffe besteht.
# 2 - Geplante Bestellung
Es wird ausgestellt, wenn die meisten Details in Bezug auf die Bestellung zum Zeitpunkt der Erstellung der Bestellung bekannt sind, genaue Lieferbedingungen und Zeitpläne jedoch nicht bekannt sind. Wenn man diese Bestellung aufgibt, wird eine Verpflichtung für die erforderliche Menge und den zu zahlenden Preis eingegangen, es wird jedoch nur ein geschätzter Lieferplan angegeben.
# 3 - Rahmenbestellung
Eine solche Bestellung erfolgt, wenn auch Angaben zu Preis und Menge nicht bekannt sind. Es werden nur die Artikeldetails mit Lieferbedingungen erwähnt. Die maximale Menge wird jedoch auf der Bestellung angegeben und der Käufer kann innerhalb der angegebenen Grenze kaufen. Auch die geschätzte Preisspanne kann erwähnt werden.
# 4 - Vertragsbestellung
In einer solchen Bestellung ist das Produkt oder die Dienstleistung ebenfalls unbekannt. Man kann die Bedingungen erwähnen, die mit dem Verkäufer zu vereinbaren sind.
Wie funktioniert PO?
Immer wenn das Unternehmen verpflichtet ist, Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen, stellt der Käufer eine Bestellung an den Verkäufer. Nach Eingang der Bestellung bestätigt der Verkäufer dem Käufer, ob die Bestellung von ihm ausgeführt werden kann oder nicht. Falls der Verkäufer der Ansicht ist, dass es nicht möglich ist, die Bestellung abzuschließen, wird dies mitgeteilt und die Bestellung wird storniert. Wenn die Bestellung abgeschlossen werden soll, werden entsprechende Vorkehrungen getroffen. Nach Abschluss der Bestellung stellt der Verkäufer dem Käufer eine Rechnung mit der entsprechenden Bestellnummer zur Verfügung, damit der Käufer diese mit der tatsächlichen Lieferung abgleichen kann. Nachdem die eigentliche Rechnung erstellt wurde, muss die Zahlung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen erfolgen.
Beispielformat der Bestellung
Ein Beispiel für ein Bestellformat wird unten erstellt.
Unterschied zwischen Bestellung und Rechnung
Die Bestellung wird für die Bestellung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt. Das gleiche wird vom Käufer an den Verkäufer ausgegeben. Es enthält die Details bezüglich der Bestellung und ihrer Lieferung. PO ist der Kaufvertrag.
Die Rechnung wird vom Verkäufer an den Käufer ausgestellt, sobald die Lieferung abgeschlossen ist, und der Käufer wird aufgefordert, den endgültigen Betrag zu zahlen. Die Rechnung besteht aus dem Preis und dem endgültigen zu zahlenden Betrag, den zahlungsbezogenen Bedingungen und der dem Käufer gewährten Kreditlaufzeit. Die Rechnung wird ausgestellt, sobald die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen abgeschlossen ist. Gegenüber der Bestellung bestätigt die Rechnung den Kaufvertrag.
Bedeutung der Bestellung
Eine Bestellung ist ein sehr nützliches Dokument, mit dem Sie eine Bestellung aufgeben. Es hilft, dem Verkäufer die Anforderungen klar zu vermitteln. Wenn die tatsächliche Lieferung erfolgt ist, kann diese mit der Bestellung abgeglichen werden, um Abweichungen zwischen den beiden festzustellen. Sowohl für den Verkäufer als auch für den Käufer ist es zweckmäßig, die Bestelldaten über die Bestellung zu dokumentieren.
Vorteile
- PO hilft dem Käufer, eine Bestellung für die Waren und Dienstleistungen aufzugeben, die er beschaffen möchte, ohne die Zahlung zu leisten.
- Es hilft, die Bestellungen zu verfolgen und Doppelbestellungen zu vermeiden.
- Es ist ein wichtiges Dokument, das Teil eines Prüfpfads ist.
- Für einen Verkäufer ist es hilfreich, Informationen über die Anforderungen des Käufers zu erhalten.
- Die tatsächliche Lieferung kann mit der Bestellung überprüft und etwaige Unstimmigkeiten in Frage gestellt werden.
- PO dient als juristisches Dokument, aus dem die für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen vereinbarten Bedingungen hervorgehen.
Nachteile
- Selbst für kleinere Bestellungen muss eine Bestellung aufgegeben werden, und dies scheint für solche kleinen Bestellungen unnötiger Papierkram zu sein.
- Das Generieren von Bestellungen ist ein zeitaufwändiger Prozess.
Fazit
Bestellungen werden fast von jedem Unternehmen als Teil seines Beschaffungsprozesses verwendet. Gleiches ist hilfreich, um eine klare Kommunikation in Bezug auf die Bestellung zu haben.
