Vollständiger COA (Kontenplan)
Die vollständige Form des COA steht für Chart of Account. Es handelt sich um eine Liste von Konten, die ein Unternehmen erstellt, um alle Konten zu verwalten, die für Transaktionszwecke in seinem Buchhaltungssystem verwendet wurden, um sie zu organisieren, aufzuzeichnen und zu trennen. Dies enthält verschiedene Konten wie Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Gewinne usw. Dies kann von einer einfachen Liste in einem Einzelhandelsgeschäft mit 10 bis 15 Konten bis zu einer sehr komplexen Abdeckung in einem großen Unternehmen reichen, das Hunderttausende von Konten unterhält .
Wie funktioniert es?
- Dies wird in Übereinstimmung mit den Geschäftsanforderungen erstellt. Einerseits kann es komplexe Schnittpunkte von Zeilen und Spalten enthalten, andererseits kann es sehr einfache Konten haben. In jedem Fall sollte es robust, endgültig und zielgerichtet sein.
- Ein komplexer Kontenplan verfügt möglicherweise über weitere Funktionen wie die Zuweisung von Kontonummern, die Priorität und detaillierte Informationen. Im Allgemeinen verwenden sie jedoch das Hauptbuch für ihre Zusammenstellung.
- Ein Beispiel für einen Kontenplan enthält mindestens drei Abschnitte: Kontoname, Kontotyp und Beschreibung.
- Diese sind nach der Spezifität der Geschäftsbereiche, Abteilungen und Konten in dieser Reihenfolge nummeriert. In der folgenden Tabelle unter Berücksichtigung der Kontonummer 103001 können die ersten beiden Ziffern die Abteilung bezeichnen, während die restlichen vier die Kontokategorie bezeichnen. Beachten Sie die Spezifität, die als bestimmte Anzahl von Systemcodes verwendet wird.
Unternehmen XYZ verwendet das folgende COA-Beispiel:
Beispiel
Angenommen, ein Unternehmen kauft Land im Wert von 1 Million US-Dollar für sein Produktionsgeschäft. Die Buchhaltung ist verpflichtet, Journalbuchungen dieser Transaktion vorzunehmen, um Aufzeichnungen zu führen und finanzielle Richtlinien für das Unternehmen zu pflegen. Folgendes wird in die Geschäftsbücher aufgenommen:
Am Tag wurde TT / MM / JJJJ, Kontonummer 2003, Konto für Sachanlagen, mit 1 Mio. USD belastet, während Kontonummer 1001 mit 1 Mio. USD belastet wurde. Beachten Sie, dass die Informationen zu den beiden Konten aus dem unten angegebenen Kontenplan abgerufen werden können.
Typen
- Betrieb: Verfolgt Konten, die operativer Natur sind, dh reguläre Transaktionskonten.
- Geschäft: Verwendet alle Konten, die für die Geschäfts- oder Unternehmensfunktion relevant sind.
- Länderspezifisch: Es handelt sich um solche, die auf unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards oder gesetzlichen Standards der Länder basieren.
Bedeutung
- Dies ist genauso wichtig wie jedes andere Element in einem Unternehmen. Es dient dem Zweck, alle mit dem Geschäft verbundenen Konten zuzuordnen. Es hilft Unternehmen auch dabei, bessere Entscheidungen zu treffen und Rechnungslegungs- und Berichtsstandards einzuhalten.
- Angenommen, ein großer Supermarkt hat Hunderte von Artikeln im Angebot und Tausende von Produkten in den Regalen. Das effiziente Management des Supermarktbesitzers hängt davon ab, wie gut er das Nachfrage- und Angebotsprofil seiner Produkte kennt.
- Zu diesem Zweck unterhält er eine Excel-Datei, in der die SKUs und Produkte eindeutig voneinander getrennt sind. Jedes Mal, wenn ein Produkt verkauft wird, wird ein Excel-Eintrag vorgenommen, um es neu zu bestellen. Ebenso führt ein Unternehmen alle seine Konten finanzieller Natur mithilfe eines Kontenplans, um die Buchhaltung effizient zu gestalten.
Unterschied zwischen COA und Ledger
- Ein Ledger oder Hauptbuch ist das eigentliche Kontenbuch, das für Buchhaltungseinträge verwendet wird, während ein Kontenplan lediglich eine Auflistung aller Konten ist, die sich auf das Geschäft eines Unternehmens beziehen.
- Ein Ledger wird erstellt, indem alle verfügbaren Journale zusammengefasst werden, gefolgt von weiteren Buchhaltungsbüchern wie einem Probesaldo. Auf der anderen Seite handelt es sich um eine unabhängige Aufzeichnung, die jedoch für die weitere Korrespondenz und Aufzeichnung verwendet wird.
- Darüber hinaus kann ein Kontenplan von mehreren Unternehmen für ihre Aufzeichnung verwendet werden, während das Ledger aufgrund seiner inhärenten Art, Transaktionseinträge eines Unternehmens zu führen, unternehmensspezifisch ist.
Leistungen
- Ein guter COA ist in der Anfangsphase immer gut vorbereitet und dient dem Zweck durch weitere Improvisationen, bis er die geschäftlichen Anforderungen erfüllt.
- Es reduziert den Aufwand und die Zeit, um Informationen zu Verwaltungsanforderungen in Zukunft zu konsolidieren.
- Es kann auch beim Benchmarking von Geschäftsbereichen verwendet werden und reduziert die Abstimmungsverfahren in gewissem Maße.
Einschränkungen
- Diese sind einfacher Natur und erfüllen keine komplexen Anforderungen des Managements.
- Es gibt nur begrenzte Checks and Balances, da Fehler bei der Erstellung des Kontenplans nicht durch Verknüpfungen oder Checks festgestellt werden können.
- Selbst mit dem begrenzten Zweck, den COAs erfüllen, müssen Unternehmen Richtlinien befolgen, die von den US-GAAP (General Accepted Accounting Principles) und dem FASB (Financial Accounting Standards Board) festgelegt wurden.
- Aufgrund der unverhältnismäßigen Kosten und Arbeitskräfte, die mit der Wartung verbunden sind, ist es für kleine Organisationen oder Einzelunternehmen möglicherweise nicht sehr nützlich.
Fazit
- Dies ist sehr hilfreich für ein Unternehmen bei der systematischen Trennung aller seiner Konten. Es hilft nicht nur der Unternehmensleitung, sondern allen Stakeholdern, insbesondere Lieferkettenpartnern, Geschäftsanalysten und Investoren.
- Dies kann gemäß den Geschäftsanforderungen geändert werden. Es erfordert jedoch Fachwissen und Anstrengungen, um konsistente Aufzeichnungen in einem Kontenplan zu führen, da jede Diskrepanz das falsche Bild der Geschäftsgesundheit vermitteln kann. In der modernen Welt der High-Tech-Unternehmensführung werden diese von Software und Systemen erledigt. Unternehmen schulden immer noch viel Aufmerksamkeit und Sorgfalt beim Umgang mit den grundlegendsten Elementen wie dem Kontenplan.
