Was ist ein Einkaufsbuch?
Das Einkaufsbuch ist das Hauptbuch, in dem alle Buchhaltungstransaktionen im Zusammenhang mit dem Kauf von Waren oder Dienstleistungen durch das Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums erfasst werden. Darin sind die Listen der Käufe sowie der Betrag aufgeführt, den das Unternehmen an seinen Lieferanten oder den Lieferanten gezahlt hat Betrag an den Lieferanten.
Beispiel für ein Einkaufsbuch
Im Folgenden finden Sie beispielsweise das Kaufjournal der Gesellschaft für den Zeitraum Juli 2019.
Sie können diese Kauf-Ledger-Excel-Vorlage hier herunterladen - Kauf-Ledger-Excel-Vorlage
Bereiten Sie das Einkaufsbuch mithilfe des Einkaufsjournals für den folgenden Monat vor:
Lösung
Aus dem Einkaufsjournal werden Einträge im Einkaufsbuch mit den Konten der verschiedenen Lieferanten des Unternehmens wie folgt gebucht:
Vorteile
- Es hilft bei der Überwachung aller vom Unternehmen während des Zeitraums getätigten Einkäufe und stellt sicher, dass ausreichende Einkäufe getätigt werden. Wenn weniger Käufe erforderlich sind als erforderlich, behindert dies den Produktionsprozess. Wenn andererseits mehr Käufe erforderlich sind, wird das Geld des Unternehmens blockiert, das für andere Zwecke verwendet werden könnte.
- Dies zeigt die Salden der Gläubiger, von denen die Käufe auf Kredit getätigt wurden. Dies hilft dem Unternehmen, die Haftung zu dem bestimmten Zeitpunkt zu kennen, den es seinen Lieferanten schuldet.
- Das Einkaufsbuch enthält eine Liste aller Einkäufe. Auf diese Weise kann eine Liste der häufigen Lieferanten und eine Liste der Lieferungen erstellt werden, für die ein beträchtlicher Geldbetrag erforderlich ist.
- Für den Fall, dass das Unternehmen die Informationen über die von ihm getätigten Käufe durchführen möchte. Es kann das Einkaufsbuch verwenden, da es verschiedene Informationen wie Kaufdatum, Lieferantenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Betrag, Steuerbetrag usw. enthält.
Nachteile
- Im Falle eines Fehlers einer Person bei der Erfassung der Einkäufe im Einkaufsbuch des Unternehmens; Dies kann gleichzeitig zu einer Über- oder Untertreibung der Salden der Konten führen, die ein solches Hauptbuch als Basis verwenden.
- Es erfordert Zeit und Beteiligung der Person, die für die Aufzeichnung der Transaktionen in diesem Hauptbuch verantwortlich ist.
Wichtige Punkte
- Es enthält Informationen zu einzelnen Konten verschiedener Lieferanten des Unternehmens, bei denen es während des Zeitraums Einkäufe mit oder ohne Gutschrift getätigt hat.
- Es hilft bei der Überwachung aller vom Unternehmen während des Zeitraums getätigten Einkäufe und stellt sicher, dass ausreichende Einkäufe getätigt werden. Wenn weniger Käufe erforderlich sind als erforderlich, behindert dies den Produktionsprozess. Wenn andererseits mehr Käufe erforderlich sind, wird das Geld des Unternehmens blockiert, das für andere Zwecke verwendet werden könnte.
- Die Salden dieses Ledgers des Unternehmens werden periodisch aggregiert und dann auf das Kontrollkonto des Einkaufs-Ledgers gebucht. Es ist also die Zusammenfassung des Hauptbuchs ohne detaillierte Transaktionen.
- Datenfelder können gegebenenfalls unterschiedliche Informationen enthalten. Wie Kaufdatum, Name des Lieferanten oder der zugehörige Code, Rechnungsnummer der vom Lieferanten angegebenen Rechnung, Bestellnummer, Code, mit dem das Unternehmen die Einkäufe identifiziert, der an den Lieferanten gezahlte oder zu zahlende Betrag, die gezahlte Steuer angewendet auf diese Einkäufe, den Status der Zahlung usw.
Fazit
Das Einkaufsbuch erfasst die Transaktion des Unternehmens, bei der die Waren und Dienstleistungen von den Lieferanten gekauft wurden. Es enthält detaillierte Informationen zu den Einkäufen des Unternehmens, die bei der Analyse der verschiedenen Aspekte hilfreich sind. Die Salden werden periodisch aggregiert und dann auf das Kontrollkonto des Einkaufsbuchs gebucht.
