Buchhaltungsinformationssystem (AIS)

Was ist das Buchhaltungsinformationssystem?

Das Buchhaltungsinformationssystem bezieht sich auf die computergestützte Methode, die von den Unternehmen verwendet wird, um die Buchhaltungs- und Finanzdaten zu sammeln, zu speichern und zu verarbeiten, die von den internen Benutzern des Unternehmens verwendet werden, um den Stakeholdern von Bericht über verschiedene Informationen zu geben das Unternehmen wie Gläubiger, Investoren, Steuerbehörden usw.

Mit einfachen Worten, es ist ein System, um alle Informationen im Zusammenhang mit Finanztransaktionen und -ereignissen so zu sammeln und zu speichern, dass sie zur Entscheidungsfindung durch das interne Management, Konten, CFOs, Prüfer usw. abgerufen werden können einfaches Hauptbuch zu verschiedenen Buchhaltungs-, Kalkulations-, Finanzberichten wie Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz usw.

Komponenten des Accounting Information System (AIS)

# 1 - Person (Stakeholder)

Beginn und Ende aller buchhalterischen Aspekte. Es gibt einen Stakeholder, der Informationen in das System einspeist, sammelt, analysiert, berichtet usw., und es gibt eine andere Person (Stakeholder), die Informationen benötigt. Beispielsweise zeichnet ein Buchhalter verschiedene Finanzdaten auf und präsentiert sie für mehrere Stakeholder wie Eigentümer, Aktionäre, Gläubiger, Regierung usw.

# 2 - Daten

Was zeichnet AIS nun auf, berichtet? Es geht um verschiedene Buchhaltungstransaktionen, Ereignisse und andere monetäre Posten. AIS zeichnet keine Informationen auf, die keine monetäre Basis haben. Daten können alles wie Verkaufsbuch, Kundenkonto, Lieferantenbuch, Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz, Kapitalflussrechnung usw. sein.

# 3 - Etablierte Verfahren

Um verschiedene Funktionen auszuführen, wie in der Definition angegeben, folgt AIS vordefinierten Schritten und Prozeduren. Um die Konsistenz zu gewährleisten, ist dies eine der grundlegendsten Anforderungen eines AIS. AIS kann eine Aktion entweder mit manuellem Eingriff oder automatisch ausführen. Diese Aktion muss der Person, die Daten verarbeitet, angewiesen oder bei automatischen Systemen im System codiert werden.

# 4 - Software (ERP)

Eine Software oder im weiteren Sinne ERP ist ein computergestütztes Programm, das die angegebenen Funktionen ausführt. ERP kann als ein Datenbanksoftwarepaketsystem beschrieben werden, das Geschäftsprozesse und -vorgänge unterstützt, einschließlich Herstellung, Marketing, Finanzen, Personalwesen usw. Es ist eine der Hauptkomponenten des Accounting Information System (AIS).

# 5 - Infrastruktur des Informationssystems

In einfachen Worten kann IT-Infrastruktur als Konsortium verschiedener IT- und IS-Hardware, -Tools und -Zubehör bezeichnet werden. Beispiel: Computer, Drucker, Scanner usw.

# 6 - Interne Kontrollen

Interne Kontrollen sind das Grundbedürfnis jeder Unternehmensorganisation. Hierbei handelt es sich um Tools, Überprüfungen, Verfahren und Systeme, die von einer Organisation eingeführt wurden, um die Integrität von Finanzinformationen, die Verhinderung von Betrug, Fehlern, die Sicherung von Vermögenswerten usw. sicherzustellen.

Fallstudie anhand von Beispielen für AIS

  • Case -  Martin Inc., Inhaber der bekannten Londoner Supermarkt-Einzelhandelskette, verwendete die herkömmliche Methode zur Aufzeichnung von Transaktionen auf Papier. Um nun das Geschäft auszubauen, möchte er die Details von Kunden, Anbietern, in der Vergangenheit erzielten Gewinnen und zukünftigen Schätzungen wissen Ertragskraft, Angaben zum Betriebskapital, das in seinem Geschäft tätig ist, das jedoch aufgrund manueller Rechnungslegungspraktiken nicht vorhersagen kann.
  • Problem - Der Eigentümer ist nicht in der Lage, seinen Geschäftssitz zu verstehen, dh alle oben genannten Anforderungen.
  • Lösung - Wäre AIS im Einsatz gewesen, hätte Martin Inc. auf einfache Weise Details zu Kunden, Anbietern, in der Vergangenheit erzielten Gewinnen, dem in der Geschäftstätigkeit tätigen Betriebskapital usw. extrahiert. AIS kann nicht nur frühere Zahlen, sondern auch die Zukunft vorhersagen Entwicklung von Gewinnen, Cashflows und anderen Positionen.

Vorteile des Buchhaltungsinformationssystems

  • # 1 - Kosteneffizienz - Im Zeitalter der Digitalisierung und künstlichen Intelligenz bewegt sich jedes Unternehmen durch den Einsatz künstlicher Intelligenz in Richtung Kostensenkung. AIS hat dazu beigetragen, den manuellen Aufwand zu reduzieren und kann denselben Vorgang kostengünstiger ausführen.
  • # 2 - Zeiteffektivität -  AIS hat Unternehmensorganisationen dabei unterstützt, den Zeitaufwand für die Aufzeichnung, Klassifizierung und Berichterstattung von Finanzinformationen zu reduzieren. Ein großer Teil der manuellen Arbeit kann von AIS mit viel weniger Aufwand und Zeitaufwand erledigt werden.
  • # 3 - Einfacher Zugriff (Portabilität) -  In AIS gespeicherte Daten können jederzeit und überall über ein mit dem Internet verbundenes Informationssystem abgerufen werden. Wo manuell erstellte Geschäftsbücher nicht einfach zu transportieren sind, können AIS-Daten verwendet werden.
  • # 4 - Genauigkeit -  Durch die Einbeziehung von AIS wird die Zuverlässigkeit von Daten erhöht. Wie wir bereits in diesem Artikel besprochen hatten, folgt ein AIS einem vordefinierten Befehlssatz. Daher ist die Wahrscheinlichkeit fehleranfälliger Informationen geringer, und daher hat AIS den zusätzlichen Vorteil genauer Daten.

Nachteile

  • # 1 - Anfängliche Kosten für Ratenzahlung und Schulung - Während wir besprochen haben, dass ein AIS kostengünstig ist, ist dies bei kleinen Unternehmen möglicherweise nicht der Fall. Die Kosten für die Ersteinrichtung sind möglicherweise hoch und generieren möglicherweise keinen Wert für die Organisation.
  • # 2 - Manuelle Intervention -  Obwohl wir besprochen haben, dass AIS die manuelle Intervention reduziert, kann dies nicht beseitigt werden. AIS muss zu einem bestimmten Zeitpunkt manuell eingegriffen werden, was zu Ineffizienz des Systems führen kann.
  • # 3 - Fehler können nicht vollständig behoben werden -  Wir haben besprochen, dass AIS die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert, aber es besteht die Möglichkeit einer falschen Codierung in der Software, was zu fehleranfälligen Ergebnissen führen kann. Auch hier ist noch ein manueller Eingriff vorhanden, der ebenfalls einen Fehler erzeugen kann.
  • # 4 - Vertraulichkeit -  Obwohl wir die Portabilität von AIS-Daten erörtert haben, kann dies auch für ein Unternehmen katastrophal sein, wenn solche Informationen gehackt, dh gestohlen werden. Ein Eindringling kann die Informationen ändern oder sensible Finanzinformationen offenlegen.
  • # 5 - Virenangriff -  Alle auf IS gespeicherten Daten können mit einem Virus infiziert werden, der zu Störungen und Änderungen der in AIS gespeicherten Finanzinformationen führen kann.

Einschränkungen

  • Kosten: Wir haben die Kosten von AIS bereits als Nachteil diskutiert.
  • Schulung: Es besteht die Notwendigkeit, Benutzer darin zu schulen, AIS auf die gewünschte Weise zu füttern, abzurufen oder zu verwenden. Wenn die betroffene Person nicht gut geschult wird, kann dies zu einer ungenauen Datenaufbereitung und -präsentation führen. Außerdem gibt es in einer großen Organisation häufige Versetzungen, Beförderungen, Rücktritte und Pensionierungen. In all diesen Fällen besteht ein regelmäßiger Schulungsbedarf für Ersatz.
  • Veralterung : Im Zeitalter der Digitalisierung verändert sich die Technologie rasant . Es dauert nur wenige Augenblicke, bis die Technologie veraltet ist. Dies führt dazu, dass eine Organisation die Änderungen frühestens übernehmen muss. Andernfalls kann es zu fehleranfälligen Daten kommen.

Änderung des Buchhaltungsinformationssystems (AIS)

Im Zeitalter der sich schnell ändernden Technologie und der Anpassung des technologischen Fortschritts finden in AIS erhebliche Änderungen statt. Die neuesten Änderungen umfassen Cloud Computing, Cloud Accounting, Echtzeit-Accounting oder Mobile Accounting.

Dies hat die Buchhaltung im Vergleich zu alten Buchhaltungsmethoden viel einfacher und bequemer gemacht. Der Fortschritt hat ein Niveau erreicht, das nicht nur Zahlen aufzeichnet, klassifiziert, analysiert und meldet, sondern auch zukünftige Trends vorhersagt, die dazu beitragen können, einer tatsächlichen Situation mit großer Bereitschaft zu begegnen.

Fazit

Das Accounting Information System (AIS) kann als Segen für jede Organisation bezeichnet werden, da wir sowohl die Vor- als auch die Nachteile und Einschränkungen von AIS untersucht haben. Insgesamt ist es für ein Unternehmen jedoch sehr vorteilhaft, von der manuellen Buchhaltung auf die AIS-basierte Buchhaltung umzusteigen. Um verschiedene Nachteile und Einschränkungen von AIS zu überwinden, gibt es eine Software, die das AIS des Unternehmens vor Viren, Hackern und anderen Angriffen schützt.

Künstliche Intelligenz, eine erweiterte Version des Accounting Information System (AIS), hat bereits damit begonnen, manuelle Eingriffe zu reduzieren, und wird in Kürze rasant wachsen.