Was sind Einkaufsjournale?
Kaufjournale sind spezielle Journale, die von einer Organisation verwendet werden, um alle Kreditkäufe zu verfolgen. Es wird auch als Kaufbuch oder Kauftagebuch bezeichnet. Während Kredittransaktionen im Einkaufsbuch erfasst werden, werden Bareinkäufe in einem allgemeinen Journal erfasst. Es ist erwähnenswert, dass in solchen Journalen nur der Kreditkauf von Waren erfasst wird und jegliche Investitionen ausgeschlossen sind.
Die meisten Organisationen haben eine separate Einkaufsabteilung, die sich um den gesamten Einkaufsprozess kümmert. Dabei handelt es sich um die Identifizierung der erforderlichen Waren, die Klassifizierung, die Angebotsanfrage, die Bestellung und die Bestätigung des Wareneingangs, der der gewünschten Beschreibung entspricht.
Komponenten des Einkaufsjournaleintrags
# 1 - Zwei Parteien
Bei jedem Einkauf gibt es zwei Parteien, einen Käufer und einen Verkäufer. Beide Parteien vereinbaren einen Preis, der vom Käufer für Waren oder Dienstleistungen zu zahlen ist. Dieser Kaufpreis ist der Transaktionsbetrag für alle Einkaufsjournale. Die Person oder Organisation, von der der Kauf getätigt wird, wird als Lieferant bezeichnet. Wenn der Kauf auf Kredit erfolgt, wird der Lieferant bis zur Zahlung als Gläubiger in der Bilanz angezeigt.
# 2 - Kreditkauf
Eine Organisation erwirbt verschiedene Waren und Dienstleistungen von mehreren Lieferanten. Wenn Waren auf Kredit gekauft werden, wird der folgende Journaleintrag veröffentlicht: Angenommen, X Ltd. hat Waren im Wert von 500 USD von Y Ltd. gekauft. -
Wenn die Zahlung erfolgt -
# 3 - Rechnung
Die Rechnung ist ein Dokument, das der Verkäufer dem Käufer ausstellt. Es ist ein detailliertes Dokument. Es enthält das Rechnungsdatum, den Namen und die Adresse des Lieferanten, den Namen der Organisation, an die die Rechnung gestellt wird, die Adresse und den Namen der Organisation, an die die Waren versendet werden, die Menge und Beschreibung der Waren, die vom Lieferanten benötigte Zahlungsmethode und die Währung der Rechnung, Steuern usw. Die Rechnung ist ein wichtiges Dokument, das zusammen mit der Ware ein Problem darstellt. Wenn sie den Käufer erreicht, stimmt der Käufer die mit der Bestellung eingegangene Ware ab.
# 4 - Einkaufsabteilung
Die meisten Organisationen haben eine separate Einkaufsabteilung, die für die Beschaffung von Waren zuständig ist. Wenn eine Person oder Abteilung Waren benötigt, muss sie eine Anfrage an die Einkaufsabteilung senden. Wenn die Waren bereits im Lager oder im Lager verfügbar sind, stellt die Einkaufsabteilung die Waren aus. Wenn die Waren nicht verfügbar sind, identifiziert das Einkaufsteam den Lieferanten, der sich auf benötigte Waren spezialisiert hat, und gibt die Bestellung auf. Sobald die Bestellung eingegangen ist, prüfen sie, ob sie mit der erforderlichen Beschreibung übereinstimmt und die Menge mit der angeforderten übereinstimmt. Sobald die Einkaufsabteilung bestätigt, dass die Ware eingegangen ist, wird die Rechnung zur Zahlung an die Konten überwiesen.
# 5 - Gutschrift
In Fällen, in denen die gelieferte Ware nicht mit der Beschreibung übereinstimmt, Qualitätsprobleme oder Schäden aufweist und der Käufer sie an den Lieferanten zurücksenden muss. Anschließend stellt der Lieferant ein Dokument mit dem Namen "Gutschrift" aus, das künftig an die Zahlung von Waren angepasst wird. Angenommen, X Ltd. hat einen Wert von 1.000 USD zurückgegeben, und Y Ltd. hat eine Gutschrift für diesen Wert ausgestellt. Wenn X Ltd. das nächste Mal 5.000 US-Dollar kauft, muss es nur 4.000 US-Dollar zahlen, da 1.000 US-Dollar gegen Gutschrift angepasst werden.
# 6 - Kaufbuch
Das Einkaufsbuch zeichnet alle Guthabenkäufe an einem Ort auf, und Details zu Lieferanten, Rechnungsnummer, Währung, Menge und anderen Details werden dort erwähnt. Die Salden für diese Lieferanten aus dem Einkaufsbuch werden in einzelne Ledger übertragen und die Summe der Spesenabrechnungen wird einem Spesenkonto belastet. Dies ist eines der Grundbücher im Buchhaltungsprozess, das für die Erstellung von Hauptbuchsalden, Probesalden und Endabschlüssen unerlässlich ist. Unten finden Sie ein Beispiel für ein Kaufbuch XYZ Ltd für August 2019. In diesem Fall werden die Guthaben von 500, 1.000 und 2.000 US-Dollar in einzelne Hauptbücher von Nike, Adidas und PUMA Ltd. gebucht. Außerdem wird das Kaufkonto mit 3.500 US-Dollar belastet.
Vorteile von Einkaufszeitschriften
- Die Details aller Lieferanten befinden sich an einem Ort, der bei der Abstimmung von Hauptbuchsalden und Probesaldo hilft
- Einfache Pflege und Verfolgung von Daten für die Lieferantenanalyse
- Der gesamte Kreditkauf und die Art des Kaufs befinden sich an einem Ort
- Ein wesentliches Dokument für das reibungslose Funktionieren der Einkaufsabteilung
- Während der Audits zum Jahresende können Sie die Rechnungsnummern für Lieferanten anhand von Einkaufsjournalen ermitteln
- Eines der bekanntesten und am weitesten verbreiteten Bücher
Nachteile von Einkaufszeitschriften
- Es wird ein separater Buchhalter benötigt, der Zeit und Geld kostet
- Wenn im Einkaufsbuch das falsche Lieferantenkonto ausgewählt ist, führt dies zu Fehlern bei der Erstellung des Probesaldos und der Endabrechnung
Fazit
Einkaufsjournale sind ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungslegungsprozesses einer Organisation. Bei sorgfältiger Implementierung hilft ein Soundsystem bei Just-in-Time-Einkäufen, was zu Zeit- und Kosteneinsparungen führt. Die aus diesen Zeitschriften extrahierte Kaufanalyse hilft auch bei der Aushandlung neuer Verträge. Einkaufsjournale helfen auch bei der Verwaltung der Gläubiger, bei der Verfolgung des Status der zurückgegebenen Waren, der Gutschriften und der aktualisierten Hauptbuchsalden der Lieferanten, die alle erforderlich sind, damit ein Unternehmen erfolgreich und aktuell ist. Es hilft auch bei der Erleichterung der Prüfung, indem es die von den Prüfern benötigten Daten bereitstellt.
