Kreditorenbuch

Definition des Kreditorenbuchs

Das Kreditorenbuch, auch als Kreditorenbuch bezeichnet, ist das Nebenbuch, in dem die Details der verschiedenen Lieferanten oder Lieferanten des Unternehmens zusammen mit ihren Kontensalden aufgeführt sind, wobei der ausstehende Betrag des Unternehmens hervorgehoben wird.

Es verfolgt spezifische zu zahlende Informationen für jede Rechnung, einschließlich:

  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Name des Lieferanten / Lieferanten
  • Bestellmenge
  • Bezahlbarer Betrag

Der Kontostand des Hauptbuchkontos für Verbindlichkeiten wird mit dem Kontostand des Endbuchs verglichen, um sicherzustellen, dass beide Konten übereinstimmen. Ein solcher Vergleich wird im Rahmen des Abschlussprozesses zum Quartalsende (vierteljährlich / jährlich) durchgeführt.

Beispiel für ein Kreditorenbuch

Lassen Sie uns das folgende Beispiel zum besseren Verständnis analysieren:

Die Kauftransaktionen für Titan Sports Gear Company sind:

  • 12. März: Kauf von Warenbeständen im Wert von 20.000 USD mit einer Laufzeit von 2/15 n 45, FOB-Bestimmungsort von Mighty Sun Suppliers
  • 18. März: Rückgabe von Waren im Wert von 3.000 USD, die während der Lieferungen am 12. März beschädigt wurden.
  • 27. März: Bezahlt für die Waren des Kaufs vom 18. März bei Mighty Sun Suppliers abzüglich Rückgabe und Rabatt.

Die Buchhaltungstransaktionen wurden nach der Methode der fortwährenden Bestandsaufnahme in den folgenden Buchungen der Kreditorenbuchhaltung erfasst:

Kaufjournal

Warenbestand A / C Dr …………………………………………… 20.000 USD

                Kreditorenbuchhaltung A………… C …………………………………………………………… 20.000 USD

Barauszahlungsjournal

Allgemeine Zeitschrift

Diese Journale werden wie folgt in der Kreditorenbuchhaltung veröffentlicht:

Anbieterkonto: Mighty Sun Suppliers

Das Lieferanten- / Nebenbuch wird dementsprechend für Might Sun-Lieferanten aktualisiert als:

Wie aus den obigen Tabellen hervorgeht, beträgt das Lieferantenguthaben für Mighty Sun-Lieferanten 0 USD (NIL) und das Kreditorensaldo ebenfalls 0 USD (NIL). Da beide genau übereinstimmen, ist es nicht unbedingt erforderlich, einen vollständigen Kreditorenplan zu erstellen. Wenn ein Restbetrag aussteht, muss ein separater Kreditorenplan erstellt werden. 

In ähnlicher Weise würde auch die Behandlung von Forderungen erfolgen.

Es ist jedoch Vorsicht und Konsistenz erforderlich, um die Einhaltung zu gewährleisten. Dieses Beispiel gilt nur für einen Lieferanten und einen Monat. Es kann mehrere Einträge und mehrere Anbieter für ein Unternehmen geben. Daher sollte ein geeigneter Mechanismus vorhanden sein, der keinen Raum für Fehler bietet, da die Abstimmung eine schwierige Aufgabe sein kann.

Probleme beim Matching

Im Folgenden sind die Möglichkeiten aufgeführt, wie die Hauptbuchsteuerung nicht mehr mit der Kreditorenbuchhaltung synchronisiert werden kann:

  1. In einem der Bücher wurde ein manueller Eintrag vorgenommen, und es wurden keine weiteren Aufzeichnungen geführt. Dies wird die Versöhnung erschweren.
  2. Die Buchung aus dem Kreditorenbuchhaltungsmodul in das Hauptbuch (GL) wurde möglicherweise zu einem bestimmten Zeitpunkt deaktiviert. Dies gilt insbesondere für die computergestützte Aufzeichnung von Einträgen.
  3. Eine Buchungsaufgabe wurde möglicherweise aufgrund eines menschlichen Fehlers oder eines Stromausfalls während des Auftrags unterbrochen. Ein Transaktionsprotokoll sollte für nicht ausgeglichene Einträge berücksichtigt werden. Fehlt ein vollständiger Stapel, sollte der Rechnungsverlauf mit dem Ledger verglichen werden.
  4. Es besteht die Möglichkeit, dass alle Buchungen zum Zeitpunkt der Eingabe erfolgreich durchgeführt wurden, die Datei jedoch in der Zwischenzeit beschädigt wurde. Zur Verhinderung sollten Kopien der Datei in einem physischen oder elektronischen Format gespeichert werden.

Vorteile des Kreditorenbuchs

  • Dieses Hauptbuch bietet einen schnellen Überblick über die aktuellen Lieferantenguthaben.
  • Es ist nützlich als Modell für interne Kontroll- und Prüfungszwecke.
  • Manager und Buchhalter können den Nebensaldo mit dem Hauptbuchsaldo vergleichen, um Fehler zu vermeiden.
  • Es hilft außerdem bei der Aufgabentrennung zwischen den Mitarbeitern. Es würde einen separaten Mitarbeiter geben, der die Transaktion aufzeichnet, und einen anderen, der nach möglichen Fehlern sucht. Es wird Effizienz und starke interne Kontrolle gewährleisten.
  • Diese Informationen können zum Erstellen eines Alterungsberichts verwendet werden, in dem der Name des Anbieters mit einzelnen überfälligen Hinweisen angezeigt wird. Außerdem wird der ausstehende Betrag für jede Rechnung hervorgehoben, die nicht bezahlt wurde. Die verursachten Änderungen des Cashflows würden ebenfalls hervorgehoben.
  • Wenn sich die Anzahl der verspäteten Rechnungen erhöht, kann dies außerdem auf Probleme mit dem Einzug von Forderungen hinweisen. Es wird darauf hingewiesen, dass die Zahlung für Kunden länger dauert als gewöhnlich, was möglicherweise sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Fazit

Das Vorhandensein eines Kreditorenbuchs ist nicht obligatorisch, aber vorzuziehen, um die Geschäftsbücher sauber und organisiert zu halten. Solche Hauptbücher helfen dabei, die Forderungen und Verbindlichkeiten über mehrere Jahre hinweg im Auge zu behalten. Es ist auch während des Prüfungsprozesses ein wichtiges Werkzeug und kann bei der Untersuchung einzelner Einträge erfolgreich verknüpft werden.

Wirtschaftsprüfer oder Personen mit einem Abschluss in Handel können solche Aufgaben ausführen, was es kleinen Büros und Anbietern erleichtert, solche Konten zu führen.