Der Kreditorenzyklus, auch als "Procure to Pay" bezeichnet, umfasst eine Reihe verschiedener Prozesse im Unternehmen, die die verschiedenen Aktivitäten umfassen, die für den Kauf des Produkts erforderlich sind, angefangen von der Bestellung der Waren an die Lieferanten bis hin zum Kauf und der Lieferung der Waren und schließlich die endgültige fällige Zahlung an den Lieferanten gegen diesen.
Was ist der Kreditorenzyklus?
Der Kreditorenzyklus wird auch als "Procure to Pay" oder "P2P" bezeichnet. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Prozessen, an denen die Einkaufs- und Zahlungsabteilung des Unternehmens beteiligt ist und die alle erforderlichen Aktivitäten ausführen, von der Bestellung an Lieferanten über den Kauf von Waren bis hin zur endgültigen Zahlung an die Lieferanten.
Jedes Unternehmen hat zwei Hauptgeschäftszyklen - Einnahmenzyklus und Ausgabenzyklus.
- Der Erlöszyklus umfasst Aktivitäten wie Vertrieb, Marketing, Kundenbeziehung, Erhebung von Erträgen usw.
- Der Ausgabenzyklus umfasst Einkäufe, Lieferantenzahlungen, Produktionskosten, Löhne und Gehälter usw. Der Kreditorenzyklus ist ein wesentlicher Bestandteil des Ausgabenzyklus.
Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die im Kreditorenbuchhaltungszyklus enthalten sind:
- Bestimmung der benötigten Waren
- Beschaffungsprozess
- Suche nach Lieferanten
- Angebotsanfrage
- Überprüfen Sie den Erhalt des Angebots
- Verhandlung
- Bestellung
- Die Bestätigung des Lieferanten
- Lieferantenpflicht
- Bei erfolgreicher Warenlieferung
- Rechnungserfassung
- Zahlung
Lassen Sie uns diese im Detail diskutieren -
Im Kreditorenzyklus enthaltene Schritte
Die folgenden Schritte sind im Beschaffungszyklus enthalten:
# 1 - Bestimmung der benötigten Waren
Die Einkäufe erfolgen auf der Grundlage der von der Produktionsabteilung des Unternehmens benötigten Lagerbestände. Der Produktionsleiter identifiziert die benötigten Lieferungen und informiert die Einkaufsabteilung.
# 2 - Die Einkaufsabteilung startet den Beschaffungsprozess
Nach Erhalt der Genehmigung von Lieferanträgen aus der Produktion prüft die Einkaufsabteilung, ob bereits ähnliche Bestellungen aufgegeben wurden. Wenn nicht, werden neue Bestelldokumente erstellt.
# 3 - Suche nach Lieferanten
Die Suche nach Lieferanten ist eine schwierige Aufgabe, die verschiedene Faktoren wie die Lokalität, den einfachen Transport, die Kreditpolitik, den guten Willen des Lieferanten und seiner Produkte, frühere Verbindungen zum Unternehmen und vieles mehr umfasst. Das Unternehmen bevorzugt jedoch Transaktionen mit seinen bewährten Lieferanten. In anderen Fällen werden potenzielle Lieferanten lokal, national oder international über ein Online-Business-to-Business-Portal (wie Alibaba.com), Empfehlungen usw. Ausgewählt
# 4- Angebotsanfrage
Nach Auswahl einiger potenzieller Lieferanten wird ein formelles Dokument geliefert, um Angebote der Artikel zu erhalten. Das Dokument wird als Request for Proposal (RFP) bezeichnet. Der Lieferant sendet ein Angebot mit Produktpreisen und -qualitäten und bittet das Unternehmen, mit ihnen Geschäfte zu machen.
# 5 - Überprüfung des Angebotsempfangs
Das Unternehmen überprüft die von verschiedenen Lieferanten gesendeten Angebote und filtert die Lieferanten, die die Anforderungen des Unternehmens erfüllen können. Das Unternehmen informiert die ausgewählten Lieferanten über ihr Interesse an Kaufabkommen.
# 6 - Das Unternehmen beginnt den Verhandlungsprozess
Verhandlungen sind ein hektischer und manchmal zeitaufwändiger Prozess, bei dem der Käufer den Verkäufer auffordert, seine Preise zu senken, eine liberale Kreditpolitik und andere grundlegende Verhandlungsbedingungen wie Rabatte, Produktqualität, Frachtkosten, Liefer- und Versicherungsbedingungen anzubieten. Der Verhandlungsprozess führt die Filterung durch und das Unternehmen hat die besten Lieferanten identifiziert.
# 7 - Bestellung
Das Unternehmen, das den gewünschten Lieferanten genehmigt hat, vergibt ihm die Bestellung, indem es das offizielle Bestelldokument sendet. Es bestätigt den Lieferanten über die Anforderungen des Unternehmens und die Frist für die Lieferung der Produkte oder Dienstleistungen.
# 8 - Die Bestätigung des Lieferanten
Die Vereinbarung beginnt, wenn ein Lieferant sich bereit erklärt, seine Produkte zu den gewünschten Bedingungen zu verkaufen. Eine Bestätigung der Annahme muss vom Lieferanten schriftlich per Post oder E-Mail gesendet werden.
# 9 - Lieferantenpflicht
Es ist die Pflicht des Lieferanten, die Ware innerhalb der vorgegebenen Fristen fertig zu stellen und zu versenden und das Unternehmen über den Bestellfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Eine Benachrichtigung muss gesendet werden, wenn die Waren versandbereit sind, und eine Versandbenachrichtigung, einschließlich gültiger Dokumente, die eine Beschreibung der Waren enthalten, einschließlich Gewicht oder Einheiten, Lieferdatum, Standort usw.
# 10 - Inspektion der gelieferten Waren
Der Inspektionsprozess beginnt, der sowohl Qualitäts- als auch Mengenprüfungen umfasst. Die Einkaufsabteilung prüft, ob die gelieferte Ware der Bestellung entspricht.
# 11 - Rechnungserfassung
Wenn nach erfolgreicher Prüfung alles passt, sendet die Einkaufsabteilung die Genehmigung an die Kreditorenabteilung, um mit dem Zahlungsprozess zu beginnen. Die Kreditorenabteilung zeichnet daher die Rechnung auf, die alle Angaben zur Zahlung wie Enddatum und / oder Enddatum mit Rabatt, Erstattungsbetrag und anderen offiziellen Angaben enthält.
# 12 - Zahlung
Nach jeder erforderlichen Prüfung beginnt die Kreditorenabteilung, Zahlungen an den Lieferanten gemäß den Unternehmensnormen teilweise oder vollständig vorzunehmen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zahlungen an die Lieferanten zu leisten:
- Barzahlungen
- Scheckzahlung (oder andere handelbare Instrumente)
- Online-Übertragung durch Dritte
- Kreditkarten Zahlung
- Zahlungen in Dollar oder anderen Fremdwährungen (allgemein anwendbar bei Importtransaktionen);
- Tauschzahlung, dh Zahlung einiger Waren und / oder Dienstleistungen gegen die Waren und / oder Dienstleistungen, die der Lieferant erhalten hat.
Relevante Dokumente, die am AP-Zyklus beteiligt sind
Die folgenden wichtigen Dokumente sind im Beschaffungszyklus enthalten:
# 1 - Bestellung
Die Einkaufsabteilung des Unternehmens generiert eine Bestellung der benötigten Waren und sendet diese an den Lieferanten. In der Bestellung wird der Lieferant über die Artikel sowie deren Mengen informiert. Außerdem wird ein Datum angegeben, an dem die Waren geliefert werden müssen.
# 2 - Empfangsbericht
Nach der Lieferung der Waren prüft das Management die Sendung und prüft Qualität, Quantität und andere wesentliche Aspekte. Nach einer vollständigen Überprüfung wird ein detaillierter Bericht erstellt, der als Empfang des Berichts bezeichnet wird.
# 3 - Lieferantenrechnung
Das Dokument ist der gesetzliche Vertrag, in dem der Verkäufer die Waren, den Satz pro Einheit und den Gesamtbetrag zusammen mit dem anwendbaren Steuerbetrag angibt. Außerdem werden die Kreditrichtlinien und der endgültige Zahlungstermin angegeben.
